Khi các doanh nghiệp áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử mới, cần phải biết rất nhiều lưu ý để thực hiện sao cho ít sai sót xảy ra nhất. Việc sử dụng hóa đơn điện tử rất có lợi nhưng cần phải nắm được những mấu chốt cơ bản cần lưu ý. Hãy để Luật Blue Long An gửi đến quý vị các nội dung cần lưu ý khi sử dụng Hóa đơn điện tử như sau.
Doanh nghiệp có nên dùng hóa đơn điện tử
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không cần không gian lưu trữ hóa đơn..)
– Giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
– Khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng này do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu và thường xuyên cập nhật nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.
Những yêu cầu cần chuẩn bị trước khi sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải có phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng một trong hai hình thức: Tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải đáp ứng theo yêu cầu thông tư 32/2011/TT-BTC về điều kiện khởi tạo, phát hành, lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử.
Các thủ tục doanh nghiệp cần làm việc với cơ quan thuế:
Để thực hiện hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực hiện:
– Quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 của Phụ lục ban hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC) và gửi cơ quan thuế quản lý và được cơ quan thuế tiếp nhận.
– Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định.
Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Nghị quyết 01/NQ-CP của Chính phủ ngày 01/01/2019 về nhiệm vụ, giải pháp chủ yếu thực hiện Kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội và Dự toán ngân sách nhà nước năm 2019 trong đó “…Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử, cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các thành phố lớn.”
Khoản 4, Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP Quy định “4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”
Do đặc thù của việc kết nối dữ liệu, quy trình sử dụng hóa đơn điện tử khác phương thức giấy, doanh nghiệp nên thực hiện hóa đơn điện tử trước thời hạn nghị định 51/2010/NĐ-CP và nghị định 04/2014/NĐ-CP hết hiệu lực để đảm bảo việc kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau:
Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử nhưng phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định và mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn. Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.
Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập và chưa nhận được thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 119/NĐ-CP thì tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thì thực hiện như các cơ sở kinh doanh nêu tại khoản 2 Điều 36.
HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014).
Để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế, Doanh nghiệp vào Website tracuuhoadon.gdt.gov.vn của ngành thuế.
Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử
Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
