Việc sử dụng chữ ký số trong thời đại 4.0 được xem là điều tất yếu và bắt buộc, chính vì vậy bài viết này Tư vấn Blue sẽ làm rõ những điều cần biết về Sử dụng Chữ ký số Token tại Tân An
I. Chữ ký số là gì?
Chữ ký số (Token USB) là loại chữ ký điện tử dùng để ký hóa đơn điện tử. Tương tự như chữ ký thường sử dụng để ký hóa đơn giấy vậy.
Chữ ký số hoàn thiện là sự kết hợp của một cặp khóa bí mật và khóa công khai được mã hóa dữ liệu gồm thông tin doanh nghiệp và mã số thuế.
Chữ ký số được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, pdf… Những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.
Nhiều bạn thường nhầm lẫn hai khái niệm chữ ký số và chữ ký điện tử với nhau. Thực chất, chữ ký số chỉ là một loại trong chữ ký điện tử.
Và để bạn có thể hiểu hơn về chữ ký số, chúng tôi sẽ giải thích các khái niệm đi kèm chữ ký số, với:
– Khóa bí mật là khóa được dùng để tạo chữ ký số.
– Khóa công khai là khóa được sử dụng để kiểm tra chữ ký số, được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.
– Ký số là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.
– Người ký là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.
– Người nhận là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.
II. Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số bạn có thể ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email
Chữ ký số đem đến rất nhiều công dụng cho đơn vị sử dụng, cụ thể:
– Chữ ký số có thể thay thế cho chữ ký tay trong mọi giao dịch thương mai điện tử ở môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.
– Đối với cá nhân, chữ ký số tương đương giá trị pháp lý với chữ ký tay, đối với tổ chức/doanh nghiệp chữ ký số tương đương với con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật.
– Với chữ ký số bạn có thể ký trong các giao dịch thư điện tử, ký vào các email nhằm giúp khách hàng biết có phải bạn là người gửi thư hay không.
– Bạn có thể dùng chữ ký số để đầu tư chứng khoán trực tiếp, mua hàng, thanh toán, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị mất cắp.
– Khi thực hiện kê khai thuế trực tuyến hay thông quan trực tuyến thì không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu hay phải đến cơ quan thuế để giải quyết
– Đóng bảo hiểm bạn cũng có thể đóng bằng chữ ký số
– Có thể ký hợp đồng điện tử với khách hàng trực tuyến thông qua hợp đồng điện tử mà không cần phải gặp mặt.
– Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng sử dụng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp của mình với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn rất nhiều.
III. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử
1. Những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán
Căn cứ dự thảo thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử được Bộ Tài chính hoàn thiện lấy ý kiến vừa qua, có quy định những trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán nhằm đảm bảo đơn giản hóa các nội dung trên hóa đơn điện tử.
Cụ thể:
– Các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không thông qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế thì trên hóa đơn điện tử khôn bắt buộc phải có một số chỉ tiêu, trong đó có chữ ký điện tử của người bán và người mua.
– Các loại tem, vé, thẻ điện tử cũng không cần thiết phải có chữ ký của người bán và chữ ký của người mua.
Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua
2. Trường hợp miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử
* Hóa đơn không có chữ ký điện tử của bên mua có hợp lệ không?
Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi Khoản 5 Điều 5 Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định thì hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử của bên mua có giá trị pháp lý khi nếu thuộc 1 trong các trường hợp:
– Người mua không phải là đơn vị kế toán thì không cần có chữ ký điện tử của người mua
– Người mua là đơn vị kế toán, nếu có các hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu… để chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thì trên hóa đơn điện tử cũng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
Ngoài ra, trong trường hợp hóa đơn cần có chữ ký điện tử mà người mua hàng không có thì có thể tải SignOffline (Chữ ký số, chữ ký điện tử Offline) về máy và và cắm token chữ ký số của công ty vào, chọn thư mục, file cần ký. Sau đó đưa file vào danh sách file chưa ký và nhấn nút ký file.
Theo đó, nếu hóa đơn điện tử không có chữ ký điện tử thuộc hai trường hợp nêu trên thì vẫn hoàn toàn hợp lệ. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh sai sót khi lập hóa đơn điện tử cần biên bản điều chỉnh hóa đơn, tiêu hủy hóa đơn thì nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký điện tử của cả người bán và người mua.
* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử?
Để được miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp Tân An cần gửi công văn lên cơ quan thuế để xin không hay khi thỏa mãn điều kiện trên thì được tự động áp dụng?
Trả lời doanh nghiệp về vấn đề này, với doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.
* Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?
Trường hợp chữ ký số hết hạn doanh nghiệp sẽ không ký được trên hóa đơn điện tử. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện gia hạn chữ ký số, sau khi gia hạn và cập nhật chứng thư điện tử thành công thì mới xác thực, ký hóa đơn bình thường.
* Có thể sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử được không?
Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp, các chữ ký số của doanh nghiệp phải đảm bảo tính hợp lệ và được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế.
* Khi nào người mua được miễn trừ chữ ký số?
Doanh nghiệp muốn miễn trừ chữ ký điện tử của người mua thì doanh nghiệp phải có công văn yêu cầu gửi lên cơ quan thuế trực thuộc và phải được cơ quan thuế đồng ý mới được miễn trừ. Hơn nữa, việc miễn trừ này cũng sẽ được Cục thuế xem xét đối với từng trường hợp phát sinh cụ thể và từng điều kiện đáp ứng của mỗi doanh nghiệp.
Mọi thắc mắc quý Doanh nghiệp tại Tân An vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
