Trong quá trình kinh doanh, nhiều đơn vị còn lúng túng trong nghiệp vụ kê khai, hạch toán và lưu trữ khi nhận được hóa đơn điện tử đầu vào trong hoạt động mua dịch vụ, hàng hóa … Bài viết Hướng dẫn doanh nghiệp Long An sử dụng Hóa đơn điện tử trong kê khai, hạch toán và lưu trữ hóa đơn dưới đây của Tư vấn Blue sẽ giải đáp một số thắc mắc phổ biến này.
Khái niệm hóa đơn điện tử theo thông tư 32/2011/TT-BTC:
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản rằng:
Hóa đơn điện tử (Electronic Invoice hay viết tắt là E-Invoice, E-Invoicing, E-Invoices) là loại hóa đơn sử dụng tương tự như hóa đơn giấy truyền thống, nhưng được tạo ra và sử dụng trên máy tính, mạng internet.
Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi sang chứng từ hóa đơn giấy khi cần thiết.
Tương tự hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng bao gồm các loại hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng và các loại khác như: Tem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
Cách nhận hóa đơn điện tử
- Nhận hóa đơn điện tử qua email
- Nhận hóa đơn điện tử qua email (Nguồn: Internet)
Khi các bạn mua hàng hóa, dịch vụ thì nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho các bạn theo các hình thức sau: bản thể hiện của HĐĐT được in ra giấy (xăng dầu, viễn thông, điện, nước …), gửi mã và link tra cứu qua điện thoại, gửi email file PDF hoặc cả 2 file PDF và XML, …
Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào ?
Đối với việc lưu trữ HĐĐT: Nếu bạn là người mua bạn cần lưu trữ song song 2 file đó là file PDF và file XML. Mặc dù 2 file này theo quy định của luật kế toán, người bán phải lưu trữ trong 10 năm, tuy nhiên để chủ động trong quá trình hoạt động, các bạn vẫn nên lưu trữ 2 file này về máy tính của doanh nghiệp mình.
Kê khai và nộp thuế bằng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tại Long An sử dụng các file PDF, bản thể hiện của hóa đơn in dạng giấy hoặc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để kê khai thuế và nộp thuế bình thường.
Sau đó các bạn có thể truy cập website hoặc cổng thông tin điện tử của nhà cung cấp tải file XML (có giá trị về pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa) như VNIs đã nêu ở trên để phục vụ quá trình lưu trữ, tra cứu nếu CQT yêu cầu.
Một số bạn tư vấn bản thể hiện, file PDF của HĐĐT không có giá trị kê khai hoặc không kê khai được là do họ chưa hiểu bản chất của HĐĐT dẫn đến hiểu nhầm, hiểu không đúng về cách sử dụng HĐĐT.
Hóa đơn điện tử trong hạch toán kế toán
Đối với hạch toán kế toán và kẹp chứng từ khi hoàn thiện sổ sách báo cáo, các bạn in bản thể hiện kẹp chứng từ bình thường theo nghiệp vụ để phục vụ cho quyết toán thuế, trường hợp cán bộ thuế cần kiểm tra file gốc, các bạn mở file trên máy vi tính hoặc copy vào USB cho cán bộ thuế.
Mọi thắc mắc quý khách hàng tại Long An vui lòng liên hệ Tư vấn Blue để được tư vẫn miễn phí.
