Trước khi bước vào giai đoạn tổ chức sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện cần phải xin được giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan có thẩm quyền như Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Bản quyền… Công việc này đóng vai trò hết sức quan trọng, quyết định sự thành bại của sự kiện, rằng sự kiện có thể được diễn ra hay không và tất cả mọi nỗ lực, công sức và thời gian để lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện chương trình có bị bỏ phí hay không? Hãy cùng Tư vấn Blue Long An chúng tôi tìm hiểu về quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện tại Long An như sau.
Những sự kiện phải xin giấy phép tổ chức:
Muốn tổ chức bất kì một sự kiện, chương trình nào thì bạn đều phải xin giấy phép. Có những sự kiện bạn sẽ phải xin giấy phép của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và có những sự kiện bạn cần xin giấy phép của Cục Bản quyền. Và tùy thuộc vào loại sự kiện, chương trình mà bạn muốn tổ chức thì loại giấy cấp phép bạn phải xin cũng là khác nhau.
Theo quy định pháp luật khi tổ chức sự kiện lớn hơn hoặc bằng 3 người phải cần có giấy cấp phép, được sự đồng ý của cấp quản lý, báo cáo chính quyền địa phương, bắt buộc có giấy phép tổ chức trong trường hợp có ca sĩ chuyên nghiệp biểu diễn.
1. Hồ xin giấy phép tổ chức sự kiện
– Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép
– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
– Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng)
– Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép
– Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình
– Phải xin phép Sở Công Thương nếu có các chương trình rút thăm hay khuyến mãi
– Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu;
– Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán; Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu…
– Bản sao giấy phép kinh doanh;
2. Một số sự kiện có yêu cầu một số giấy tờ khác
Việc tổ chức các sự kiện với nội dung khác nhau thì cần thêm nhiều loại giấy khác nhau nữa để bổ sung thông tin cụ thể.
Trường hợp tổ chức trình diễn thời trang thì bạn cần chuẩn bị:
– Đơn xin phép trình diễn thời trang;
– Danh sách người mẫu;
– Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn (tối thiểu 30 ngày trước khi chương trình diễn ra);
– Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước khi chương trình diễn ra);
– Hợp đồng địa điểm tổ chức;
– Sự kiện trình diễn thời trang
Trường hợp tổ chức họp báo.
Việc tổ chức hoạt động này yêu cầu bạn có các loại giấy tờ như:
– Đơn xin phép họp báo;
– Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (bản sao có công chứng);
– Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…);
– Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ)
Đối với hoạt động tổ chức biểu diễn ca nhạc.
Việc tổ chức chương trình này yêu cầu phải có đơn xin phép:
– Thời gian, địa điểm, nội dung chương trình (đầy đủ chi tiết), thời gian phúc khảo, có bán vé hay không;
– Giấy phép hoạt động kinh doanh (bản sao có công chứng);
– Hợp đồng địa điểm;
– Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền; Bản ghi lời bài hát;
– Hồ sơ passport của nghệ sỹ nước ngoài nếu chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn.
3. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ
Các cơ quan tiếp nhận hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Tùy vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.
4. Thời hạn nộp hồ sơ
Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.
Trên đây là một số kiến thức cơ bản về thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, Mọi thắc mắc xin liên hệ Tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi rất mong muốn được phục vụ quý khách hàng.
